Thuiszorgorganisatie geeft teamleiders meer ruimte en houvast

Een thuiszorgorganisatie merkte dat teamleiders steeds vaker tussen management en uitvoering klem kwamen te zitten.

Ze moesten nieuwe vragen en veranderingen vanuit de organisatie opvangen en tegelijkertijd zorgen dat de dagelijkse zorg doorging. Daardoor werden signalen van overbelasting bij medewerkers niet altijd op tijd herkend en liep ook de druk op teamleiders zelf verder op.

De situatie

De organisatie wilde geen extra beleidslaag toevoegen, maar teamleiders juist praktische houvast geven voor situaties waarin de druk opliep.

• teamleiders voelden zich verantwoordelijk voor zowel management als uitvoering;
• signalen van overbelasting werden regelmatig te laat herkend;
• grenzen en verantwoordelijkheden waren niet altijd duidelijk;
• teamleiders namen veel zelf over om problemen op te vangen;
• het verzuim onder teamleiders nam toe.

De aanpak

Centrum voor Stressmanagement bracht samen met de teamleiders in kaart waar de grootste belasting ontstond en in welke situaties zij onvoldoende houvast ervaarden.

Duidelijkheid over rol en grenzen

Er werden praktische kaders opgesteld voor wat teamleiders zelf konden oplossen, waar zij grenzen mochten stellen en wanneer iets moest worden besproken of opgeschaald.

Eerder signaleren

Teamleiders kregen meer houvast om signalen van overbelasting bij medewerkers én bij zichzelf eerder te herkennen.

Regelmatig kort evalueren

Iedere vier weken werd bekeken hoe de afspraken in de praktijk werkten. Regiomanagers kregen een duidelijke rol in de ondersteuning en na drie maanden volgde een bredere evaluatie.

Wat veranderde?

De nieuwe afspraken gaven teamleiders meer duidelijkheid over wat van hen werd verwacht en waar hun verantwoordelijkheid ophield.

• alle teamleiders gingen werken met duidelijke kaders en grenzen;
• signalen van overbelasting werden eerder herkend;
• teamleiders ervaarden meer rust en richting;
• er werd minder automatisch overgenomen en opgevangen;
• teams ervaarden meer duidelijkheid en bescherming;
• het verzuim onder teamleiders daalde.

Waarom deze aanpak werkte

De oplossing lag niet in nog meer verantwoordelijkheden of extra procedures. Teamleiders hadden vooral behoefte aan duidelijke grenzen en steun bij het maken van keuzes.

Doordat de afspraken eenvoudig waren en regelmatig werden besproken, konden ze ook tijdens drukke periodes worden toegepast.

“Ik weet nu wat ik moet beschermen – en dat voelt als ruimte.”

Teamleider thuiszorg · geanonimiseerd

Wat andere organisaties hiervan kunnen leren

• duidelijke kaders helpen leidinggevenden om beter te begrenzen;
• teamleiders kunnen medewerkers beter beschermen wanneer zij zelf voldoende steun ervaren;
• eenvoudige afspraken werken beter wanneer ze regelmatig worden besproken;
• vroegsignalering begint ook bij aandacht voor de belasting van leidinggevenden zelf.

Herkenbaar binnen uw organisatie?

Wanneer teamleiders voortdurend problemen opvangen, moeite hebben om grenzen te stellen en signalen van overbelasting steeds later worden gezien, kan het helpen om eerst duidelijkheid te creëren in rollen en verantwoordelijkheden.

Centrum voor Stressmanagement ondersteunt organisaties en leidinggevenden bij het eerder herkennen van werkdruk en het creëren van werkbare afspraken die teams én leiders beschermen.