Ziekenhuis met stijgend kort verzuim

Een ziekenhuis zag het kort verzuim op meerdere verpleegafdelingen structureel toenemen. Teamleiders merkten wel dat de druk opliep, maar misten een duidelijk beeld van de oorzaken en reageerden vooral op wat zich op dat moment aandiende.

Ook HR kreeg steeds vaker signalen van overbelasting. Teams vingen tekorten en piekdruk onderling op, waardoor de belasting zich juist verder kon opstapelen.

De situatie

De uitdaging zat niet alleen in het verzuim zelf. Vooral het ontbreken van een gestructureerde aanpak maakte het lastig om tijdig bij te sturen.

• kort verzuim steeg op meerdere afdelingen;
• teamleiders herkenden signalen niet altijd op tijd;
• onderbezetting en piekperiodes verhoogden de werkdruk;
• teams compenseerden veel zelf, waardoor overbelasting bleef bestaan.

De aanpak

Centrum voor Stressmanagement bracht per afdeling de belangrijkste stress- en verzuimfactoren in kaart met scans, gesprekken en beschikbare verzuimgegevens.

Op basis daarvan werd per afdeling bepaald welke interventies het beste aansloten bij de dagelijkse praktijk.

Inzicht per afdeling

De belangrijkste oorzaken en risico’s werden zichtbaar gemaakt, zodat niet iedere afdeling met dezelfde standaardaanpak hoefde te werken.

Gerichte teamafspraken

Teams maakten afspraken over onder andere signaalherkenning, prioriteiten en wat te doen wanneer de druk opnieuw oploopt.

Onderdeel van bestaand overleg

De afspraken werden ingebouwd in regulier teamoverleg. Teamleiders kregen eigenaarschap en er werden korte evaluatiemomenten gepland.

Wat veranderde?

De aanpak zorgde vooral voor meer overzicht en eerder handelen.

• verzuimdrivers waren per afdeling duidelijker in beeld;
• teamleiders herkenden signalen eerder;
• afspraken werden onderdeel van bestaand teamoverleg;
• teams ervaarden meer grip op werkdruk en samenwerking;
• na vier maanden liet de verzuimtrend een daling zien.

Belangrijk was dat de aanpak niet naast het bestaande werk kwam te staan, maar juist onderdeel werd van de manier waarop teams al samenwerkten.

Waarom deze aanpak werkte

Niet iedere afdeling had dezelfde oorzaken of dezelfde ondersteuning nodig. Door eerst per afdeling te kijken wat er werkelijk speelde, konden interventies gerichter worden gekozen.

Daarnaast werden afspraken niet vastgelegd in een los plan, maar gekoppeld aan bestaand overleg en vaste evaluatiemomenten. Daardoor werd de kans groter dat verbeteringen ook tijdens drukke periodes werden volgehouden.

“De afspraken zijn simpel, maar ze werken. Dat was het verschil.”

Teamleider verpleegafdeling · geanonimiseerd

Wat andere organisaties hiervan kunnen leren

• kijk niet alleen naar het totale verzuimcijfer, maar ook naar verschillen tussen afdelingen;
• help leidinggevenden om stress- en overbelastingssignalen eerder te herkennen;
• sluit verbeterafspraken aan op bestaand teamoverleg;
• evalueer regelmatig of de gekozen aanpak nog werkt.

Herkenbaar binnen uw organisatie?

Wanneer kort verzuim structureel stijgt en teams steeds meer zelf proberen op te vangen, kan het helpen om eerst zichtbaar te maken waar de grootste belasting ontstaat.

Centrum voor Stressmanagement helpt organisaties om oorzaken per team of afdeling in beeld te brengen en daar een passende aanpak aan te koppelen.