Krankenhaus mit steigenden Kurzzeitfehlzeiten

Ein Krankenhaus verzeichnete einen strukturellen Anstieg der Kurzzeitfehlzeiten auf mehreren Pflegestationen. Die Teamleiter bemerkten zwar die zunehmende Belastung, hatten jedoch kein klares Bild von den Ursachen und reagierten vor allem situativ auf das, was gerade anfiel.

Auch die Personalabteilung erhielt immer häufiger Signale von Überlastung. Die Teams fingen Personalengpässe und Spitzenbelastungen untereinander auf, wodurch sich die Belastung erst recht weiter aufstauen konnte.

Die Situation

Die Herausforderung lag nicht nur in den Fehlzeiten selbst. Vor allem das Fehlen eines strukturierten Ansatzes erschwerte ein rechtzeitiges Gegensteuern.

• Kurzzeitfehlzeiten stiegen auf mehreren Abteilungen;
• Teamleiter erkannten Signale nicht immer rechtzeitig;
• Unterbesetzung und Spitzenzeiten erhöhten die Arbeitsbelastung;
• Teams kompensierten vieles selbst, wodurch die Überlastung fortbestand.

Das Vorgehen

Das Centrum voor Stressmanagement erfasste pro Abteilung die wichtigsten Stress- und Fehlzeitenfaktoren mithilfe von Scans, Gesprächen und vorhandenen Fehlzeitendaten.

Auf dieser Grundlage wurde pro Abteilung festgelegt, welche Interventionen am besten zur täglichen Praxis passten.

Einblick pro Abteilung

Die wichtigsten Ursachen und Risiken wurden transparent gemacht, sodass nicht jede Abteilung mit demselben Standardansatz arbeiten musste.

Gezielte Teamvereinbarungen

Die Teams trafen Vereinbarungen unter anderem über die Signalerkennung, Prioritäten und das Vorgehen bei erneut steigender Belastung.

Teil bestehender Besprechungen

Die Vereinbarungen wurden in reguläre Teambesprechungen integriert. Die Teamleiter übernahmen die Verantwortung, und es wurden kurze Evaluationszeitpunkte eingeplant.

Was hat sich verändert?

Das Vorgehen sorgte vor allem für mehr Überblick und frühzeitigeres Handeln.

• Fehlzeitentreiber waren pro Abteilung klarer im Blick;
• Teamleiter erkannten Signale früher;
• Vereinbarungen wurden Teil bestehender Teambesprechungen;
• Teams erlebten mehr Kontrolle über Arbeitsbelastung und Zusammenarbeit;
• nach vier Monaten zeigte der Fehlzeitentrend einen Rückgang.

Wichtig war, dass der Ansatz nicht parallel zur bestehenden Arbeit lief, sondern direkt Teil der Art und Weise wurde, wie die Teams bereits zusammenarbeiteten.

Warum dieser Ansatz funktionierte

Nicht jede Abteilung hatte dieselben Ursachen oder benötigte dieselbe Unterstützung. Indem zunächst pro Abteilung ermittelt wurde, was tatsächlich vorlag, konnten Interventionen gezielter ausgewählt werden.

Zudem wurden Vereinbarungen nicht in einem separaten Plan festgehalten, sondern an bestehende Besprechungen und feste Evaluationszeitpunkte gekoppelt. Dadurch stieg die Wahrscheinlichkeit, dass Verbesserungen auch in arbeitsintensiven Zeiten beibehalten wurden.

„Die Vereinbarungen sind einfach, aber sie funktionieren. Das war der entscheidende Unterschied.“

Teamleiter Pflegestation · anonymisiert

Was andere Organisationen daraus lernen können

• Blicken Sie nicht nur auf die Gesamtkrankenquote, sondern auch auf Unterschiede zwischen Abteilungen;
• unterstützen Sie Führungskräfte dabei, Stress- und Überlastungssignale früher zu erkennen;
• knüpfen Sie Verbesserungsvereinbarungen an bestehende Teambesprechungen an;
• evaluieren Sie regelmäßig, ob das gewählte Vorgehen noch funktioniert.

Erkennen Sie das in Ihrer Organisation wieder?

Wenn Kurzzeitfehlzeiten strukturell steigen und Teams immer mehr versuchen, dies selbst abzufangen, kann es hilfreich sein, zunächst sichtbar zu machen, wo die größte Belastung entsteht.

Das Centrum voor Stressmanagement unterstützt Organisationen dabei, Ursachen pro Team oder Abteilung transparent zu machen und einen passenden Ansatz daran zu knüpfen.