Schulträger mit Beschwerden über Arbeitsüberlastung
Arbeitsbelastung war an mehreren Standorten wiederholt ein zentrales Thema. Indem die Ursachen pro Team analysiert und Vereinbarungen getroffen wurden, die in der täglichen Praxis funktionierten, entstanden mehr Eigenverantwortung und weniger Reibungsverluste.
Ein Schulträger mit mehreren Standorten stellte fest, dass Arbeitsbelastung in Mitarbeiterbefragungen immer wieder als zentrales Thema auftauchte.
Die Teams fühlten sich unzureichend gehört und frühere Maßnahmen waren zu allgemein geblieben. Die Leitung wünschte sich daher einen Ansatz, der die Unterschiede zwischen den Teams berücksichtigte und den Mitarbeitenden mehr Einfluss auf die Lösung gab.
Die Situation
Die Arbeitsbelastung hatte nicht an jedem Standort dieselbe Ursache. Dennoch wurde zuvor vor allem organisationsweit vorgegangen, sodass die Maßnahmen den Bedürfnissen der Teams in ihrer täglichen Praxis nicht ausreichend entsprachen.
- Arbeitsbelastung war in den Mitarbeiterbefragungen ein strukturelles Thema;
- Teams fühlten sich unzureichend gehört;
- Prioritäten und Erwartungen waren nicht immer klar;
- viele Aufgaben liefen parallel;
- Vereinbarungen zu Grenzen und Übergaben fehlten.
Der Ansatz
Das Centrum voor Stressmanagement erfasste für jedes Team, welche Faktoren am stärksten zur wahrgenommenen Arbeitsbelastung beitrugen.
Dazu wurden Scans und Teamgespräche eingesetzt. Anschließend wurden pro Team praktische Vereinbarungen über Prioritäten, Grenzen, Zusammenarbeit und Übergaben getroffen.
Einblick pro Team
Indem Unterschiede zwischen den Teams sichtbar gemacht wurden, konnte gezielter ermittelt werden, wo Veränderungen erforderlich waren.
Praktische Teamvereinbarungen
Die Teams trafen Vereinbarungen, die zu ihrer eigenen Arbeitsrealität passten, anstatt mit einer Universallösung für alle Standorte zu arbeiten.
Eigenverantwortung und Evaluierung
Team- und Standortleitungen erhielten eine klare Rolle bei der Überwachung der Vereinbarungen. Alle sechs Wochen fand eine kurze Evaluierung statt, und nach drei Monaten folgte ein umfassenderer Evaluierungszeitpunkt.
Was hat sich verändert?
Der Ansatz sorgte für mehr Klarheit und mehr Eigenverantwortung innerhalb der Teams.
- die wahrgenommene Arbeitsbelastung pro Team ging zurück;
- Teamvereinbarungen wurden an allen Standorten eingeführt;
- die Zufriedenheitswerte bezüglich der Arbeitsbelastung verbesserten sich;
- Teams übernahmen mehr Verantwortung für getroffene Vereinbarungen;
- es gab weniger Unruhe und Reibungen in der täglichen Zusammenarbeit;
- Führungskräfte boten klarere Rahmenbedingungen.
Warum dieser Ansatz funktionierte
Die wichtigste Veränderung war, dass Arbeitsbelastung nicht länger als ein einziges, organisationsweites Problem behandelt wurde.
Durch die teambezogene Analyse von Ursachen und Lösungen passten die Vereinbarungen besser zur Praxis. Gleichzeitig blieb die Leitung über klare Rahmenbedingungen und feste Evaluierungsmomente eingebunden.
„Wir haben wieder einen Rhythmus, der durchzuhalten ist – auch in Spitzenzeiten.“
Standortleiter · anonymisiert
Was andere Bildungseinrichtungen daraus lernen können
- Arbeitsbelastung kann je nach Team oder Standort unterschiedliche Ursachen haben;
- pauschale Maßnahmen funktionieren nicht immer für jede Situation;
- die Einbindung der Teams in Vereinbarungen stärkt die Eigenverantwortung;
- einfache Vereinbarungen werden besser eingehalten, wenn sie Teil bestehender Abstimmungen sind.
Kommt Ihnen das in Ihrer Bildungsorganisation bekannt vor?
Wenn Arbeitsbelastung in Befragungen immer wieder auftaucht und frühere Maßnahmen wenig Wirkung gezeigt haben, kann es helfen, pro Team zu analysieren, wo die größten Belastungen entstehen.
Das Centrum voor Stressmanagement unterstützt Bildungsorganisationen dabei, Arbeitsbelastung besser zu verstehen und gemeinsam mit den Teams in praxistaugliche, tragfähige Vereinbarungen zu übersetzen.
