IT-dienstverlener krijgt meer grip op werkdruk en verloop

Een IT-dienstverlener met ruim 200 medewerkers zag het verloop toenemen, vooral onder ervaren engineers.

Teams hadden te maken met incidenten, veel overleg, tickets, chatberichten en voortdurend wisselende prioriteiten. Daardoor werd geconcentreerd werken steeds lastiger en nam de frustratie binnen teams toe.

De situatie

De organisatie had eerder geïnvesteerd in welzijnsprogramma's, maar merkte dat deze weinig veranderden aan de dagelijkse oorzaken van de werkdruk.

• het verloop onder ervaren engineers nam toe;
• incidenten onderbraken regelmatig gepland werk;
• medewerkers wisselden voortdurend tussen meetings, tickets en chat;
• duidelijke afspraken over bereikbaarheid en onderbrekingen ontbraken;
• cynisme en betrokkenheidsverlies werden zichtbaarder.

De aanpak

Centrum voor Stressmanagement bracht per team in kaart welke factoren de meeste druk en verstoring veroorzaakten.

Daarna werden praktische afspraken gemaakt om geconcentreerd werk beter te beschermen en te voorkomen dat te veel werkzaamheden tegelijkertijd openstonden.

Focus beter beschermen

Teams kregen vaste focusblokken waarin medewerkers zo min mogelijk werden onderbroken door overleg, berichten of andere werkzaamheden.

Minder tegelijk

Er werden grenzen afgesproken voor het aantal werkzaamheden dat tegelijkertijd in uitvoering mocht zijn. Daardoor ontstond meer ruimte om taken daadwerkelijk af te ronden.

Duidelijke afspraken over onderbrekingen

Teams maakten afspraken over welke situaties direct aandacht nodig hadden en welke zaken konden wachten.

Onderdeel van de bestaande werkwijze

De afspraken werden opgenomen in sprintplanning en retrospectives. Tech leads kregen een duidelijke rol in het bewaken en evalueren ervan.

Wat veranderde?

De nieuwe werkwijze bracht meer rust en focus in de dagelijkse praktijk.

• alle teams gingen werken met vaste focusblokken;
• het aantal gelijktijdige werkzaamheden werd begrensd;
• medewerkers ervaarden meer grip op hun werk;
• er ontstond minder verstoring en meer focus tijdens sprints;
• cynisme nam af en de betrokkenheid verbeterde;
• na vier maanden stabiliseerde het verloop.

Waarom deze aanpak werkte

De organisatie probeerde niet langer alleen de gevolgen van werkdruk te verzachten, maar veranderde ook de manier waarop het werk dagelijks werd georganiseerd.

Doordat de afspraken onderdeel werden van bestaande sprintplanning en retrospectives, hoefde er geen nieuw proces naast de normale werkwijze te worden ingericht.

“We bouwen nu weer met focus – en dat merk je aan de kwaliteit.”

Head of Engineering · geanonimiseerd

Wat andere organisaties hiervan kunnen leren

• veel onderbrekingen kunnen structurele werkdruk veroorzaken;
• beschermde focustijd helpt medewerkers om werk daadwerkelijk af te ronden;
• minder werkzaamheden tegelijk geeft meer overzicht en rust;
• afspraken worden beter volgehouden wanneer ze onderdeel zijn van de bestaande werkwijze.

Herkenbaar binnen uw organisatie?

Wanneer ervaren medewerkers vertrekken, teams voortdurend worden onderbroken en de werkdruk ondanks eerdere maatregelen hoog blijft, kan het zinvol zijn om eerst naar de manier van werken zelf te kijken.

Centrum voor Stressmanagement helpt organisaties om oorzaken van werkdruk zichtbaar te maken en te vertalen naar praktische afspraken die medewerkers en teams meer focus geven.