IT-Dienstleister bekommt Arbeitsbelastung und Fluktuation besser in den Griff

Ein IT-Dienstleister mit über 200 Mitarbeitenden verzeichnete eine zunehmende Fluktuation, insbesondere unter erfahrenen Engineers.

Die Teams waren mit Vorfällen, zahlreichen Meetings, Tickets, Chatnachrichten und sich ständig ändernden Prioritäten konfrontiert. Dadurch wurde konzentriertes Arbeiten immer schwieriger und die Frustration in den Teams wuchs.

Die Ausgangslage

Die Organisation hatte zuvor in Wohlfühl- und Gesundheitsprogramme investiert, stellte jedoch fest, dass diese wenig an den alltäglichen Ursachen der hohen Arbeitsbelastung änderten.

• Die Fluktuation unter erfahrenen Engineers nahm zu;
• Vorfälle unterbrachen regelmäßig geplante Aufgaben;
• Mitarbeitende wechselten ständig zwischen Meetings, Tickets und Chats;
• Klare Vereinbarungen zu Erreichbarkeit und Unterbrechungen fehlten;
• Zynismus und sinkendes Engagement wurden zunehmend spürbar.

Das Vorgehen

Das Centrum voor Stressmanagement analysierte für jedes Team, welche Faktoren den größten Druck und die meisten Störungen verursachten.

Anschließend wurden praktische Vereinbarungen getroffen, um konzentriertes Arbeiten besser zu schützen und zu verhindern, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig offen blieben.

Fokus besser schützen

Die Teams erhielten feste Fokusblöcke, in denen Mitarbeitende so wenig wie möglich durch Meetings, Nachrichten oder andere Aufgaben unterbrochen wurden.

Weniger gleichzeitig

Es wurden Obergrenzen für die Anzahl der Aufgaben festgelegt, die sich gleichzeitig in Bearbeitung befinden durften. Dadurch entstand mehr Raum, um Aufgaben tatsächlich abzuschließen.

Klare Regeln für Unterbrechungen

Die Teams definierten, welche Situationen sofortige Aufmerksamkeit erforderten und welche Anliegen warten konnten.

Bestandteil der bestehenden Arbeitsweise

Die Vereinbarungen wurden in die Sprint-Planung und die Retrospektiven integriert. Tech Leads übernahmen eine klare Rolle bei deren Einhaltung und Evaluierung.

Was hat sich verändert?

Die neue Arbeitsweise brachte mehr Ruhe und Fokus in den Arbeitsalltag.

• Alle Teams führten feste Fokusblöcke ein;
• Die Anzahl gleichzeitiger Aufgaben wurde begrenzt;
• Mitarbeitende erlebten mehr Kontrolle über ihre Arbeit;
• Es gab weniger Störungen und mehr Fokus während der Sprints;
• Zynismus ging zurück und das Engagement verbesserte sich;
• Nach vier Monaten stabilisierte sich die Fluktuation.

Warum dieser Ansatz funktionierte

Die Organisation versuchte nicht mehr nur, die Folgen hoher Arbeitsbelastung abzufedern, sondern veränderte die Art und Weise, wie die tägliche Arbeit organisiert wurde.

Da die Vereinbarungen fester Bestandteil bestehender Sprint-Planungen und Retrospektiven wurden, musste kein zusätzlicher Prozess neben der normalen Arbeitsweise aufgebaut werden.

„Wir entwickeln jetzt wieder mit echtem Fokus – und das spürt man an der Qualität.“

Head of Engineering · anonymisiert

Was andere Organisationen daraus lernen können

• Häufige Unterbrechungen können strukturelle Arbeitsüberlastung verursachen;
• Geschützte Fokuszeiten helfen Mitarbeitenden, Aufgaben tatsächlich abzuschließen;
• Weniger parallele Aufgaben sorgen für mehr Überblick und Ruhe;
• Vereinbarungen werden nachhaltiger eingehalten, wenn sie Teil der bestehenden Arbeitsabläufe sind.

Kommt Ihnen das in Ihrer Organisation bekannt vor?

Wenn erfahrene Fachkräfte das Unternehmen verlassen, Teams ständig unterbrochen werden und die Arbeitsbelastung trotz bisheriger Maßnahmen hoch bleibt, lohnt es sich, die Arbeitsweise selbst grundlegend zu betrachten.

Das Centrum voor Stressmanagement unterstützt Organisationen dabei, Ursachen von Arbeitsbelastung sichtbar zu machen und in praktische Vereinbarungen zu überführen, die Mitarbeitenden und Teams wieder mehr Fokus ermöglichen.